Checklists que ayudan a asegurar que las tareas se hagan como se debe

Si usted piensa que todos sus empleados posee el sentido común para completar una tarea de manera exitosa, esta equivocado. Con la ayuda de una sencilla lista de tarea (checklist) elimina la necesidad del sentido común.

A veces piensa en despedir a todos en su restaurante y hacer todo el trabajo usted mismo? Se ha preguntado porque las personas no pueden hacer las cosas como usted quiere que se hagan? Alguna vez ha dicho “eso es sentido común?”

Sentido común es entendimiento compartido basado en la experiencia. Le puedo decir desde ahora que sus gerentes, cada uno de ellos, no comparten su experiencia. Ellos no han crecido en sus zapatos. Ellos no poseen el mismo valor integral. Ellos no son usted y no harán automáticamente las cosas a su manera porque usted entiende que es sentido común.

Usted puede sobrepasar esta idea a cerca del sentido común con estos dos simples procesos.

Paso 1: Lista de tareas (checklist) para todo!

Crear una lista de tareas suena sencillo, sin embargo no puedo ni siquiera empezar a contar cuantos restaurantes no las utilizan. Y cuando si hacen una, muchos propietarios o administradores no son lo suficientemente explícitos de lo que quieren alcanzar o como quieren que se haga.

Esta es la forma más fácil de evitar este abismo. Agarre una libreta, y deténgase frente a las puertas de entrada y comience a escribir todo lo que vea que hay que hacer de manera diaria. Ponga especial atención a las cosas que usted le pone a hervir la sangre porque parecen muy obvias. Continué escribiendo mientras entra y camina por el restaurante.

Se preciso en su explicación. Por ejemplo, “Limpie el cristal de la puerta de entrada cada dos horas, empezando al inicio del turno.” Después liste las horas.

Cuando su lista este completa, encargue al gerente o supervisor que incorpore su lista a los procedimientos de apertura y cierre, y que especifique que posición realiza la tarea.

No tendrá idea de la gran motivación que tendrá su equipo de operaciones. Estarán felices de que no tendrán que leer su mente o enfrentar sus explosiones. Con lista en mano, su equipo de operaciones estará tranquilo y calmado cuando lo vean venir. Ellos pueden decir a confianza que no fallaron en nada con respecto a la lista.

Nota de pie: Su lista de tarea nunca estará completa, usted continuara añadiendo nuevos artículos que lo perturban mientras suceden. No se sorprenda si su lista alcanza de 2 a 6 páginas; pero tampoco se sorprenda de lo bien que funciona. 

Pasó 2: Seguimiento a las Listas de Tarea (checklist)

Ahora que usted tiene sus listas de tarea y ha entrenado su personal para usarlas, la parte fácil esta hecha. Vera resultados casi inmediatamente. Lo garantizo.

Pero esto es lo que tiende a pasar. Cerca de tres semanas luego de implementar las listas de tarea, cuando los supervisores vean que usted no esta mirando y confirmando el uso de las listas de tarea, los supervisores comenzaran a desinteresarse. Una vez comience esto, a todo el personal le pasara lo mismo. Eventualmente dejaran de usarlas.

Como los hace responsable? Para empezar, revise las listas a diario en el inicio. Busque lo que los supervisores están pasando por alto y déjeselos saber. Mejor aun, enséñeles como usted quiere que lo hagan. Es su trabajo enseñar a los supervisores y ayudarlos a ser exitosos.

Una vez usted vea que lo están haciendo de manera rutinaria, pueden empezar a revisarlas al azar unas cuantas veces por semana. Estas listas mantendrán a todos en la misma página mientras las mantengan, pero debe revisarlas o no se utilizaran.

Cuando no comunica sus expectativas a su equipo de supervisión, los esta guiando al fracaso. También se esta guiando por la senda de frustración constante. Las Listas de Tarea le dan una manera fácil de comunicar sus expectativas y una manera fácil para que sus gerentes sepan que se espera de ellos. De esta manera, el resultado final será exitoso.